내용증명, 임대인이 세입자에게 보낼 때 문구와 보내는 순서

3줄 요약 - 내용증명은 발송 사실까지만 증명합니다. 도달한 날을 기록으로 남기려면 배달증명을 함께 신청해야 합니다. - 문서 하나에는 목적 하나만 담습니다. 독촉과 해지 통보, 갱신 거절을 한 장에 섞어 쓰지 않습니다. - 주택의 갱신 거절 통지는 만기 6개월 전부터 2개월 전까지, 상가는 1개월 전까지 '도달'해야 합니다. 발송일 기준이 아닙니다.

세입자에게 통보 문서를 보내 두면 그것으로 법적인 정리가 끝난다고 생각하기 쉽습니다.

그런데 「우편법 시행규칙」이 정한 내용증명의 역할은 '어떤 내용의 문서를 언제 발송하였다는 사실'을 우체국이 증명하는 것까지입니다.^[1]

해지 통보나 갱신 거절 같은 의사표시의 효력은 그 문서가 상대방에게 도달한 때 생깁니다.^[2]

그래서 임대인이 챙길 것은 두 가지입니다. 바로 문서에 무엇을 적을지, 그리고 도달한 사실을 어떻게 남길지입니다.

이 글은 원룸·다가구·상가를 직접 관리하는 임대인이 세입자에게 통보 문서를 보내는 경우만 다룹니다. 연체 기수 계산이나 해지 이후의 단계는 월세 미납 반복될 때 임대인이 따라야 할 기본 절차에 정리해 두었습니다.

무엇을 증명하고, 무엇을 증명하지 않을까요?

「우편법 시행규칙」 제25조 제1항 제4호는 증명취급을 두 갈래로 나눠 둡니다. 가목이 내용증명, 다목이 배달증명입니다.^[1]

두 제도가 조문상 별개로 나뉘어 있다는 점이 중요합니다. 문서에 적은 내용이 사실인지도 증명되지 않습니다. 법제처 찾기쉬운 생활법령정보도 기재된 내용의 진실을 추정해 주지는 않는다고 안내합니다.^[3]

효력이 생기는 지점은 '도달'입니다

「민법」 제111조 제1항은 "상대방이 있는 의사표시는 상대방에게 도달한 때에 그 효력이 생긴다"고 규정합니다.^[2]

그래서 독촉이든 해지든 갱신 거절이든, 효력은 발송한 날이 아니라 도달한 날에 발생합니다.

대법원은 최고의 의사표시가 기재된 내용증명 우편물이 발송되고 반송되지 아니하였다면 특별한 사정이 없는 한 그 무렵 송달된 것으로 본다고 판단했습니다.^[4] 조건이 '반송되지 않았다면'이라는 점을 함께 기억해 두시는 게 좋습니다.

세입자가 받지 않거나 반송됐다면

수취를 거절한 경우에는 임대인에게 유리한 판례가 있습니다. 대법원은 상대방이 정당한 사유 없이 수령을 거절한 경우라면, 통지 내용을 알 수 있는 객관적 상태에 놓인 때에 효력이 생기는 것으로 보아야 한다고 판단했습니다.^[5] 실제 그 사건도 내용증명우편의 수취를 거절한 사안이었습니다.

반대로 반송되면 송달 추정을 기대하기 어렵습니다. 반송 봉투에는 수취인불명·수취거부 같은 반환사유가 표면에 기재됩니다.^[1] 그래서 실무적으로는 반송된 봉투를 개봉하지 않고 그대로 보관하는 편이 안전합니다. 이 보관은 법령상 의무가 아니라 증거를 남기기 위한 권고입니다.

폐문부재로 돌아왔다면 계약서의 주소 표기를 다시 확인한 뒤 재발송합니다. 기한이 걸린 통지라면 기한 안에 도달할 수 있는 시점에 다시 보내야 합니다.

끝까지 도달되지 않으면 결국 법원 절차로 넘어갑니다. 소송이나 지급명령 단계에서는 법원의 송달 제도가 작동합니다.

문서에 꼭 들어가야 하는 항목

법령이 요구하는 형식 요건이 먼저입니다. 원본과 등본 모두 A4(가로 210mm × 세로 297mm)로 작성하고, 원본 1통과 등본 2통을 제출합니다. 등본을 돌려받을 필요가 없으면 등본 1통만 제출할 수도 있습니다.^[1]

가장 많이 걸리는 지점은 이름과 주소입니다. 문서 원본·등본과 봉투에 적는 발신인·수취인의 성명·주소가 모두 같아야 합니다.^[1]

그리고 접수한 뒤에는 성명·주소 변경이나 문자 정정을 청구할 수 없습니다.^[1] 출력하기 전에 계약서와 글자 단위로 대조해야 하는 이유입니다.

내용은 육하원칙에 따라 분명하게 적습니다.^[3] 임대차 상황에서 빠지면 곤란한 항목은 아래와 같습니다.

• 문서 제목 — "월세 연체 및 계약 해지 예고 통지"처럼 용건이 바로 보이게
• 당사자 인적사항 — 임대인·임차인의 성명과 주소를 계약서 표기와 동일하게
• 목적물 표시 — 소재지와 동·호수까지 특정. 다가구·원룸은 호수가 핵심입니다
• 계약 내용 — 계약일, 임대차 기간, 보증금, 월 차임, 차임 지급일
• 사실 경과 — 어느 달 차임이 얼마 미납인지 월별로. 추측 금액이 아니라 실제 입금 내역으로 확인한 금액만
• 요구사항 — 금액·기한·입금 방법을 하나로 특정
• 불이행 시 조치 예고 — 어떤 조치를 할 예정인지. 과장된 위협은 쓰지 않습니다
• 작성 날짜와 발신인 서명 또는 날인

상황별 문구, 이렇게 적습니다

아래는 실제 사건의 문구가 아니라 임대인이 채워 쓰는 서식 초안입니다. 사정은 건마다 다르므로 금액과 기한은 계약서와 입금 내역으로 확인한 값만 넣으셔야 합니다.

① 월세 연체 독촉 (성격: 최고)

귀하는 위 임대차계약에 따라 매월 ○일 차임 ○○○원을 지급할 의무가 있습니다. 그러나 2026년 ○월분부터 ○월분까지 합계 ○○○원의 차임이 현재까지 미납된 상태입니다. 이에 본 통지서를 수령한 날부터 ○일 이내에 미납 차임 ○○○원을 아래 계좌로 입금해 주실 것을 요청합니다. (계좌: ○○은행 ○○○-○○-○○○○○○, 예금주 ○○○) 위 기한까지 이행되지 않을 경우, 계약 및 관계 법령에 따라 필요한 조치를 취할 수밖에 없음을 알려드립니다.

"연체가 있으니 계약은 이미 해지되었습니다" 같은 표현은 넣지 않습니다. 독촉과 해지는 다른 문서입니다. 관리비 미납이 함께 있다면 차임과 한 줄로 합치지 말고 항목을 나눠 적습니다.

② 차임 연체를 이유로 한 계약 해지 통보 (성격: 해지의 의사표시)

귀하의 차임 연체액은 2026년 ○월 ○일 현재 ○기의 차임액에 달하였습니다. 이에 임대인은 「민법」 제640조(상가건물인 경우 「상가건물 임대차보호법」 제10조의8)에 따라 위 임대차계약을 해지하며, 본 통지의 도달로써 해지의 의사표시를 합니다. 따라서 2026년 ○월 ○일까지 위 목적물을 원상으로 회복하여 인도해 주시기 바랍니다. 미납 차임 및 연체로 인한 손해는 보증금에서 정산할 예정입니다.

근거 조문이 주택과 상가에서 갈립니다. 주택은 「민법」 제640조이고, 건물 임대차에서 차임연체액이 2기의 차임액에 달하면 임대인이 계약을 해지할 수 있다는 조항입니다.^[2]

반면 사업자등록 대상인 상가건물 임대차는 「상가건물 임대차보호법」 제10조의8에 따라 3기의 차임액이 기준입니다. 이 조항은 환산보증금 한도를 넘는 임대차에도 적용됩니다(같은 법 제2조 제3항).^[6]

그래서 상가에 2기 연체만으로 해지를 통보하면 해지 자체가 다퉈질 수 있습니다. 2기와 3기를 어떻게 세는지는 월세 미납 반복될 때 임대인이 따라야 할 기본 절차 글에서 다룹니다.

③ 갱신 거절 통보 (성격: 묵시적 갱신 차단)

임대인은 위 임대차계약을 임대차기간 만료일인 2026년 ○월 ○일 이후 갱신하지 않을 것임을 통지합니다. 거절 사유는 ○○○입니다(「주택임대차보호법」 제6조의3 제1항 제○호 해당. 상가건물인 경우 「상가건물 임대차보호법」 제10조 제1항 제○호). 이에 따라 위 계약은 위 만료일에 종료될 예정이며, 귀하는 만료일까지 목적물을 원상으로 회복하여 인도해 주시기 바랍니다. 보증금은 목적물 인도 및 미납금·원상복구 비용 정산을 거쳐 반환할 예정입니다.

임차인이 같은 기간 안에 계약갱신요구권을 행사할 수 있으므로, 이 문서 한 장으로 종료가 확정되는 것은 아닙니다. 그래서 거절 사유를 함께 적어 둡니다.

④ 원상복구·명도 예고 (성격: 최고와 예고)

위 임대차계약은 2026년 ○월 ○일 종료되었으나, 귀하는 현재까지 목적물을 점유하고 있습니다. 이에 2026년 ○월 ○일까지 목적물을 원상으로 회복하여 인도해 주시기 바랍니다. 위 기한까지 인도가 이루어지지 않을 경우, 임대인은 명도 및 미납금 회수를 위한 법적 절차를 진행할 예정이며, 인도 지연 기간에 대한 차임 상당액도 함께 청구할 수 있음을 알려드립니다.

💬 문서 하나에 목적 하나. 독촉과 해지, 갱신 거절은 효력이 생기는 날이 서로 다른 별개의 문서입니다.

내용증명 보내는법, 창구와 인터넷우체국

우체국 창구로 보내는 순서는 아래와 같습니다. 모두 「우편법 시행규칙」이 정해 둔 절차입니다.^[1]

1. A4로 작성해 원본을 출력하고, 등본 2통은 그 원본을 복사해 준비합니다. 양면에 기재하면 수수료 계산에서 2매로 보기 때문에 단면 출력이 낫습니다.
2. 봉투를 준비하고, 봉투의 성명·주소가 문서 안의 표기와 같은지 확인합니다.
3. 창구에 제출합니다. 우체국이 원본과 등본을 대조해 발송연월일과 우체국명을 기재하고 계인·간인합니다.
4. 봉함은 우체국 직원이 보는 곳에서 발송인이 직접 합니다. 미리 봉해 가면 안 됩니다.
5. 배달증명을 함께 신청합니다. 깜빡했더라도 발송한 다음 날부터 3년까지는 배달증명을 청구할 수 있습니다.^[1]
6. 돌려받은 등본 1통을 보관합니다. 우체국도 발송 다음날부터 3년간 등본 1통을 보관합니다.

인터넷우체국에서 온라인으로 접수할 수도 있습니다. 2026년 10월 기준 접수 화면에서는 PDF·HWP·DOC·DOCX 등으로 작성한 파일을 올릴 수 있고, 여백은 위 20mm·아래 40mm·좌우 15mm 이상이어야 하며 쪽번호와 꼬리말은 넣을 수 없습니다. 접수 취소는 1시간 이내에만 가능하고, 접수 화면에서 배달증명을 추가로 신청할 수 있습니다(화면 안내는 바뀔 수 있습니다).^[7]

다만 임차인과 연대보증인에게 같은 내용을 동시에 보내는 경우처럼 수취인이 둘 이상이고 내용문서가 같다면, 동문내용증명으로 접수할 수 있습니다.^[1] 인터넷우체국은 2026년 10월 기준 동문내용증명 접수는 우체국 창구를 이용하라고 안내하고 있어, 이 방식으로 보낼 때는 창구로 갑니다. 같은 화면에는 편지병합(메일머지)을 이용하는 내용증명은 받는 분 2명부터 가능하다는 안내도 함께 있으니, 수취인이 둘이라는 이유로 온라인 접수가 모두 막히는 것은 아닙니다. 접수 전에 화면 안내를 한 번 확인해 보시는 편이 좋습니다.^[7]

발송 전 확인할 항목은 아래와 같습니다.

• A4 규격으로, 총 3부를 단면으로 출력했는가
• 문서·등본·봉투의 발신인·수취인 표기가 모두 같은가
• 임차인 이름과 주소를 계약서와 글자 단위로 대조했는가
• 목적물 소재지와 호수를 특정했는가
• 연체 금액을 실제 입금 내역으로 확인했는가
• 요구사항에 금액·기한·입금 방법이 모두 들어갔는가
• 문서 하나에 목적이 하나인가
• 배달증명을 함께 신청했는가

갱신 거절·해지 통보는 역산해서 보냅니다

기한이 걸린 문서는 발송 시점을 거꾸로 계산해야 합니다.

「주택임대차보호법」 제6조 제1항은 임대인이 임대차기간이 끝나기 6개월 전부터 2개월 전까지의 기간에 갱신거절의 통지를 하지 않으면 전 임대차와 동일한 조건으로 다시 임대차한 것으로 본다고 규정합니다. 이때 존속기간은 2년으로 봅니다.^[8]

여기서 기준은 발송일이 아니라 도달입니다.^[2] 그래서 실무에서는 만기 3~4개월 전쯤 발송해 두는 편이 안전합니다. 반송이나 수취거절 같은 사고가 생겨도 다시 보낼 시간이 남기 때문입니다. 이 구간은 법이 정한 기한이 아니라 도달 기한을 맞추기 위한 실무 여유입니다.

기한을 넘기면 주도권이 바뀝니다. 묵시적 갱신이 된 뒤에는 임차인이 언제든 해지를 통지할 수 있고, 임대인이 통지를 받은 날부터 3개월이 지나면 해지 효력이 생깁니다.^[8] 종료 시점을 임차인이 정하게 되는 셈입니다.

참고로 "2개월 전" 기준은 2020년 12월 10일 이후 최초로 체결되거나 갱신된 임대차부터 적용됩니다.^[8] 오래된 계약이라면 계약서와 갱신 이력을 먼저 확인해 보시는 게 좋습니다.

통지를 보냈다고 갱신을 막을 수 있는 것은 아닙니다

여기가 가장 틀리기 쉬운 지점입니다. 임대인이 기간 안에 갱신 거절을 통지하는 것은 묵시적 갱신을 막는 행위입니다.

임차인이 같은 기간 안에 계약갱신요구권을 행사하면 사정이 달라집니다. 「주택임대차보호법」 제6조의3 제1항은 임대인이 정당한 사유 없이 이를 거절하지 못한다고 규정하고, 2기의 차임액에 이르도록 연체한 사실, 임대인의 동의 없는 전대, 임대인의 실제 거주 등 각 호의 사유가 있을 때만 예외로 둡니다.^[8]

그러니 갱신 거절 문서에는 "어떤 사유로 거절하는가"가 함께 서야 합니다. 실거주를 사유로 거절한 뒤 갱신되었을 기간이 만료되기 전에 정당한 사유 없이 제3자에게 임대하면 손해를 배상해야 한다는 조항도 있습니다.^[8] 사유별 판단 기준은 계약갱신권, 주거임대차·상가임대차 차이와 임대인 체크포인트 글에서 자세히 다룹니다.

상가는 기한이 다릅니다

복합건물이나 근린생활시설을 함께 가진 임대인이라면 두 법을 섞지 않도록 주의해야 합니다.

주택은 「주택임대차보호법」 제6조·제6조의3이 근거이고^[8], 상가는 「상가건물 임대차보호법」 제10조와 제10조의8이 근거입니다.^[6]

위 상가 기준은 환산보증금이 법정 한도 이내인 임대차를 전제로 합니다. 한도를 넘는 상가 임대차에는 묵시적 갱신과 존속기간 1년 규정(제10조 제4항)이 적용되지 않습니다(같은 법 제2조 제3항). 다만 갱신요구권(제10조 제1항·제2항)과 3기 연체 해지(제10조의8)는 한도를 넘어도 적용됩니다.^[6]

쓰지 않는 문구, 그리고 보낸 뒤 6개월

「우편법 시행규칙」 제46조 제1항은 공공의 질서 또는 선량한 풍속에 반하는 내용의 문서는 취급하지 않는다고 정하고 있습니다.^[1] 과한 표현은 접수 단계에서 걸릴 수 있다는 뜻입니다.

아래는 법적 제재가 확정된 목록이 아니라, 임대인에게 불리하게 남을 수 있어 실무에서 피하는 표현입니다.

• 협박이나 모욕으로 읽힐 표현 — "가만두지 않겠다", 인격을 비난하는 문장
• 자력 집행 예고 — "짐을 빼겠다", "잠금장치를 바꾸겠다", "단전·단수하겠다"
• 사실과 다른 금액 — 기재 내용의 진실은 추정되지 않으므로^[3], 금액이 틀리면 그 문서가 오히려 약점이 됩니다
• 제3자에게 알리겠다는 예고 — 직장이나 가족에게 통보하겠다는 식의 문구
• 성격이 섞인 문장 — 독촉과 해지, 갱신 거절을 한 문장에 몰아 쓰는 경우

보내고 난 뒤도 중요합니다. 독촉은 민법상 최고에 해당하는데, 「민법」 제174조는 최고 후 6개월 안에 재판상의 청구, 압류 또는 가압류, 가처분 등을 하지 않으면 시효중단의 효력이 없다고 규정합니다.^[2] 시효 기간 자체는 채권의 종류에 따라 다르므로 개별 확인이 필요합니다.

정리하면 도달한 날부터 6개월이 다음 조치의 시한이 됩니다. 선택지는 대체로 네 갈래입니다.

• 지급명령 — 미납금 회수가 목적이고 상대가 다투지 않을 것으로 보일 때
• 임대차분쟁조정위원회 조정 — 대화가 안 되지만 소송까지는 가고 싶지 않을 때
• 명도소송 — 계약이 끝났는데 비워 주지 않을 때
• 보증금 정산 — 퇴실 후 미납금과 원상복구비를 보증금에서 공제할 때

마무리하며 정리하겠습니다

통보 문서는 결국 두 가지로 요약됩니다. 목적이 하나인 문서를 정확하게 쓰는 것, 그리고 그 문서가 언제 도달했는지를 기록으로 남기는 것입니다.

실무적으로 임대인이 가장 부담스러워하는 부분은 문구보다 기한입니다. 갱신 거절 기한과 연체 경과를 동시에 챙기려면 호실별로 날짜를 관리해야 합니다. 임대관리를 위탁하면 이런 기한 관리와 서류 정리를 함께 다루게 됩니다. 직접 관리가 버겁다고 느껴지시면 동거동락 임대관리 위탁 상담에서 한번 점검해 보셔도 좋습니다.

통보 한 장이 모든 것을 끝내 주지는 않지만, 제때 정확하게 보낸 문서 한 장은 뒤따르는 모든 절차의 출발점이 됩니다.

자주 묻는 질문

비용은 얼마나 들까요?

통상우편요금에 등기취급 수수료와 내용증명 취급수수료가 더해지는 구조입니다. 취급수수료는 내용문서의 매수로 계산하고, 양면에 기재한 경우에는 2매로 봅니다.^[1] 금액은 고시로 바뀌기 때문에 발송 전에 우체국이나 인터넷우체국에서 확인하시는 편이 정확합니다.

등본을 잃어버렸으면 어떻게 하나요?

발송한 다음 날부터 3년까지 재증명을 청구할 수 있습니다. 분실 등으로 등본 제출이 어려우면 우체국이 보관 중인 내용문서를 복사해 재증명해 줄 수 있고, 같은 기간에 발송우체국에서 등본 열람을 청구할 수도 있습니다.^[1] 인터넷우체국 접수분은 '발송 후 내용증명' 메뉴에서 신청할 수 있습니다.^[7]

갱신 거절을 통지했으면 세입자가 갱신을 요구할 수 없나요?

그렇지 않습니다. 임차인이 기간 안에 계약갱신요구권을 행사하면, 「주택임대차보호법」 제6조의3 제1항 각 호의 사유가 없는 한 임대인은 거절할 수 없습니다.^[8] 통지를 보냈다는 사실만으로 요구권이 막히지는 않습니다.

작성 기준 및 참고자료

• 정보 기준일: 2026년 10월 24일
• 적용 범위: 국내 주택·상가 임대차에서 임대인이 임차인에게 보내는 통보 문서. 법원 송달 제도는 다루지 않았습니다.
• 확인 기준: 국가법령정보센터의 현행 법령 조문 원문과 대법원 판례 원문, 우정사업본부 인터넷우체국 안내 화면, 법제처 찾기쉬운 생활법령정보를 확인했습니다. 우편요금·수수료의 구체적 금액은 고시로 정해지며 원문을 확인하지 못해 금액을 적지 않았습니다.
• 변경 가능성: 관련 법령 개정이나 우편 요금·수수료 고시 변경, 인터넷우체국 접수 화면 개편에 따라 내용이 달라질 수 있습니다.